Les factures font partie intégrante d’une activité professionnelle, quelle qu’elle soit. La gestion d’une facturation peut apparaître comme complexe aux entrepreneurs qui se lancent. Vous êtes négociateurs immobiliers et souhaitez apprendre les éléments de gestion d’une facturation ? Notre article vous dévoile les conseils à adopter et les bonnes pratiques à mettre en œuvre.
Une facture est un document à la fois commercial et comptable :
Un négociateur immobilier est amené, au cours de son activité, à produire des factures. En effet, les agences immobilières travaillent de plus en plus avec des prestataires indépendants, généralement des négociateurs immobiliers. La maîtrise des informations légales entourant la facturation est donc essentielle pour faciliter le travail et s’épargner les erreurs.
Un négociateur immobilier qui a un contrat de portage salarial doit également veiller aux points de la facturation. Un salarié en portage salarial n’édite pas de factures en son nom puisqu’il est officiellement salarié d’une entreprise de portage salarial. Toutefois, il doit collecter tous les éléments permettant à l’entreprise de portage salarial de réaliser la facture de vente. Un négociateur immobilier en portage salarial doit aussi surveiller le bon règlement des factures de ses clients.
Pour gérer au mieux sa facturation, quelques conseils simples peuvent être mis en œuvre. L’objectif est de combiner le respect de la réglementation avec une plus grande efficacité.
Certains professionnels décident d’adopter des systèmes de gestion comptable intégrés. Par ce biais, l’enregistrement des factures entrantes et sortantes facilite :
Il faut, toutefois, bien choisir son logiciel de comptabilité. Celui-ci accompagne, en effet, les entrepreneurs sur plusieurs années. Avant de choisir son logiciel de comptabilité, une comparaison est alors indispensable. Il est pertinent, également, de comprendre les spécificités des métiers de l’immobilier pour choisir la bonne solution.
La production de factures nécessite de suivre, dans le temps, ces documents. Dès lors, chaque facture doit comporter un numéro unique et chronologique. Un négociateur immobilier peut définir, dès le départ, un numéro de facturation simple et facile à retenir.
L’insertion de ce numéro sur les factures sera plus aisé. Une numérotation efficace va également représenter un gain de temps pour stocker ou retrouver des factures de vente.
Le format des factures peut aussi être simplifié. En adoptant certains logiciels, les factures sont mises en forme automatiquement. Il suffit alors de rentrer les éléments concernant le client, la nature de la prestation, la date et les éléments en lien avec le tarif.
Le respect des mentions obligatoires d’une facture s’applique à l’ensemble des professionnels, y compris les négociateurs immobiliers.
La dématérialisation des documents et des factures fait de plus en plus partie de l’activité courante des entreprises. Dans ce contexte, un négociateur immobilier peut adopter les pratiques de numérisation des documents afin de gagner en efficacité. Toutefois, la numérisation de ses factures suppose de prendre en compte certains éléments.
Il est nécessaire de rappeler que la dématérialisation des factures est encouragée par les pouvoirs publics. L’objectif est d’accroître la numérisation des documents comptables afin d’en faciliter le traitement, la vérification et le contrôle.
Ainsi, en cas de contrôle de son activité, la transmission des documents administratifs et comptables se fera majoritairement par voie numérique.
Il convient de souligner qu’une facture doit être conservée, au minimum, durant une période de 10 ans. Toutefois, pour ce type de documents, il est sécurisant de les conserver de manière illimitée. Certains logiciels de comptabilité permettent de produire des factures en format numérique et de pouvoir les stocker facilement sur des clouds.
Les clouds, ou espaces numériques de stockage, présentent un haut niveau de sécurité. En effet, généralement ce sont des entreprises qui assurent la protection des documents numériques à l’aide de serveurs de taille importante.
La dématérialisation comporte de nombreux avantages pour les professionnels. Le secteur de l’immobilier est particulier dans la mesure où un important travail de prospection est nécessaire. Un négociateur immobilier doit systématiquement se tenir au courant des nouvelles offres immobilières et des nouveaux besoins.
Gagner du temps sur la gestion de la facturation représente donc un enjeu réel. En numérisant les factures, les coûts de gestion diminuent. En effet, il n’est pas nécessaire de stocker les documents dans un lieu dédié à cette activité. Par ailleurs, en réalisant des télédéclarations (notamment avec les services fiscaux), les démarches vont plus vite.
Lancer une activité entrepreneuriale suppose d’être polyvalent. En plus de réaliser les missions en lien avec son activité professionnelle, il est nécessaire d’être le communicant, le comptable et le secrétaire administratif de son entreprise.
Dans ce contexte, de nombreux entrepreneurs peuvent se sentir dépassés par les tâches qui s’accumulent. À plus forte raison dans les métiers de l’immobilier où le travail de prospection est conséquent. Le portage salarial, avec ses contrats sécurisants, s’adapte aux spécificités des professionnels indépendants.
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